Efficiënt werken. Het is een veel gehoorde term op kantoren en dat is niet voor niks. Orde op het werk, in de mailbox en het bureau betekent orde en dus rust in het hoofd én tijd over voor de leuke dingen. Dit zijn onze favoriete 6 praktische tips om efficiënt te werken.
1.Begin de dag niet met je mail
Velen beginnen meteen met het checken van de mail, voor je het weet ben je een uur of twee verder en heb je eigenlijk nog niks productiefs gedaan. Als je aan het begin van de dag meteen een uur productief bent, kom je in een ritme voor de rest van de dag. Werk daarom (als jouw baan dit toelaat) eerst een uur aan een taak en open daarna pas de mail. Op deze manier mis je niet veel, maar heb je wel al een goede start van de dag. Het beste is om als eerste een taak iets te doen waar je het meeste tegen opziet. Dat is even doorbijten, maar de rest van de dag kan niet meer stuk voor je.
2. Werk eens een dag(deel) in een andere omgeving
Reserveer tijd voor jezelf voor werk waarvoor je je echt moet concentreren. Werk een dagje thuis, ga een uur in een andere kamer of een vergaderruimte zitten, of ga in een koffiebar zitten waar je niemand kent. Zo voorkom je dat er tussendoor collega’s met vragen of verhalen over het weekend aan jouw bureau komen. Je bent er niet, dus niemand kan je afleiden. Daarbij werkt een andere omgeving prikkelend voor de hersenen en kom je misschien op ideeën waar je nooit eerder op gekomen was.
3. Breng structuur aan
De structuur is niet alleen belangrijk op kantoor zelf, maar ook in de planning van jouw dag. Lunch op een vast tijdstip, doe een terugkerende taak altijd meteen na de lunch en maak even een wandeling naar buiten om het hoofd leeg te maken in de middag. Doordat je hiervoor vaste tijden hebt, hoef je er overdag niet meer over na te denken.
Dat een opgeruimde werkplek belangrijk is spreekt voor zich. Zorg dat formulieren die je vaak nodig hebt in de buurt liggen en verdeel papieren en online documenten in mappen en bakjes zodat je alles lekker snel terug kunt vinden.
4. Ga efficiënt om met binnenkomende mails
Afleiding nummer één op kantoor zijn alle binnenkomende emails. Wie altijd de mail open heeft staan of meldingen krijgt van nieuwe emails, wordt telkens uit de concentratie gehaald. Daarom is het slim regelmatig de mail af te sluiten, helemaal als je bezig bent met een taak waar je je op wilt concentreren.
Daarnaast zijn er veel systemen die je kunt toepassen op binnenkomende mails, om zo efficiënt mogelijk met ze om te gaan. Onze favoriet is het werken met kleuren. Wat behoeft actie, wat kan nog even wachten en voor welke mails wacht je op antwoord voor je zelf weer actie hoeft te ondernemen? Door mails kleuren te geven, kan de hele mailbox vol zitten zonder dat je er druk van ervaart. Een voorbeeld van een aantal kleuren:
Rood: Zo snel mogelijk to do
Oranje: To do, 2e prioriteit
Lichtblauw: To do maar later wanneer tijd
Groen: Wacht op antwoord voor verdere actie
Geel: Ter info, lezen wanneer tijd
5. Gebruik tools om je te helpen
Er zijn tegenwoordig heel veel tools voor de computer en telefoon die gemaakt zijn met als doel jou efficiënt te kunnen laten werken. Zorg ervoor dat je weet wat de mogelijkheden zijn van de programma’s waar je dagelijks mee werkt. Als je iedere dag in Excel werkt en niet precies de mogelijkheden kent, kan het interessant zijn om een korte cursus te volgen. Deze tijd win je dik terug met alle truckjes die je leert waardoor Excel jouw leven makkelijker kan maken! Hier vind je onze Top 6 Apps om effectief te werken op kantoor.
6. Besteed werk uit waar je niet blij van wordt
Iedereen heeft in zijn of haar takenpakket dingen die je iets minder leuk vindt om te doen. Of misschien zijn er dingen waar je gewoonweg eigenlijk geen tijd voor hebt. Je kunt meer uitbesteden dan je soms weet. Natuurlijk kan dit aan een collega of stagiaire, maar er zijn ook veel bedrijven die (soms kosteloos) taken van je overnemen. Het zou een inkoppertje zijn om te zeggen dat je het boeken van hotelkamers en vergaderlocaties aan ons kunt uitbesteden. Dat zeggen we dus maar niet.
